Skoler får hjælp af kommunen til håndtering af tilmeldinger og betalinger

Haderslev kommune logoHaderslev Kommune kom til os med en udfordring.

Kommunen ønskede at hjælpe skolerne med håndtering af tilmeldinger og betalinger til aktiviteterne, der ofte blev håndteret af klasselærere og skolesekretærer. Kommunen har 12 folkeskoler, der afholder forskellige aktiviteter og klasseture, hvor forældrene betaler for nogle af aktiviteterne.

Arbejdsgruppen i Haderslev Kommune ønskede også at sikre en nem og ensartet tilmeldingsmetode på kommunens skoler, der ville komme kommune, skoler og forældre til gode.

Da der var tale om flere hundrede tilmeldinger, og beløb i millionklassen, årligt, ville det være en stor hjælp, hvis kommunen kunne hjælpe skolerne med at håndtere opgaverne.

Sammen med Haderslev Kommune fik vi udviklet et værktøj, og en løsning, der har gjort hverdagen lettere for skolens medarbejdere og forældre på kommunens skoler.

Haderslev Kommune har opnået betydelig tidsbesparelse på håndtering af kontantbetalinger, bankoverførsler og ikke mindst på registrering af tilmeldinger, fordi DoCAS nu håndterer dette. Derudover er en risikoen for svig reduceret, da indbetalingerne fra DoCAS går ind på en central bankkonto, hvorfra det bliver udkonteret til skolerne igennem økonomisystemet.

Forældrene har taget rigtig godt imod DoCAS, som de åbner direkte fra en besked skrevet på skoleintra af skolesekretærerne eller lærerne. Rune Jørgensen fra Økonomi og Udbud i Haderslev Kommune.

Resultaterne

Se hvilke resultater interessenterne i projektet har opnået med den nye løsning, som Haderslev Kommune tog i anvendelse medio 2016.

Kommune

  • Giver ”en hjælpende hånd” til håndtering af tilmeldinger og betalinger (god økonomi + goodwill).
  • Supporterer skolerne på én løsning, der bruges af alle skoler. (optimering af arbejdsgange)
  • Indsamler ønsker og viden fra administratorer på skolerne. (fremtidssikring af løsning + inddragelse af skoler i udvikling).

Skoler

  • Slipper for håndtering af penge i klasser og på lærerværelse.
  • Opretter selv aktiviteter i brugervenligt værktøj.
  • Kan følge med i tilmeldinger og trække diverse rapporter online.
  • Kan få support hos kommunen og leverandøren.
  • Får én samlet afregning fra kommunen.

Forældre

  • Nem tilmelding og betaling via web formular (slut med papirer, sedler og mønter i skoletasken).
  • Får kvittering tilsendt efter tilmelding (bevis på at tilmelding er sket).

Haderslev Kommune bruger også DoCAS til at håndtere tilmeldinger og betalinger i 3 af kommunens interne afdelinger.

Vil du finde ud af, om du også kan få glæde af en forbedret håndtering af tilmeldinger og betalinger i din kommune eller på din skole?

Kontakt Peter Arndal Lauritzen på 89 93 67 35 eller pal@docas.dk

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive offentliggjort. Krævede felter er markeret med *

Disse HTML koder og attributter er tilladte: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>