5 tips til tilfredse kursister

Forvent stor brugervenlighed og tilgængelighed fra moderne kursusadministrationssystemer

En velfungerende kursusadministration er første skridt på vejen til tilfredse kursister.

Et kursussystem, hjælper dig med at holde styr på kurser, undervisere, deltagere og tilmeldinger, giver nye og loyale kursister et godt første indtryk af din virksomhed. Der er nemlig styr på det…. Samtidig giver det rigtige administrationssystem dig en ny frihed i hverdagen til andre relevante opgaver i virksomheden.

Her får du mine 5 gode grunde til at bruge et kursusadministrationssystem til at få mere tilfredse kursister og en strømlinet kursusadministration i din virksomhed.

• Frigiv tid i administrationen
• Større sikkerhed – undgå fejl
• Troværdighed i højsædet
• Bedre samarbejde
• Overblik – går det godt?

1. Spar tid på administration

Et professionelt kursusadministrationssystem holder styr på kommunikationen med deltagerne, og sørger for at kursisten automatisk får en plads på det kursus, hun har tilmeldt sig.

Der er ingen tilmeldinger, der gemmer sig i en mailboks, og der er ikke et Excel-ark, der skal opdateres. Alt registreres og besvares automatisk, når kursisten tilmelder sig, og det er slut med at bruge tid på at sende individuelle svar tilbage til kursisterne.

2. Undgå fejl – hold styr på tilmeldinger og afbud

Eksempel på en kursusformular

Eksempel på en kursusformular

En tilmelding, der har gemt sig i en mailboks og aldrig er blevet registreret, er den sikre vej til skuffelse og irritation hos kursisten. Især, hvis det viser sig, at man har mistet en plads eller får en opkrævning, man ikke skulle have. Det kan give dårlig omtale og skal for enhver pris undgås.

Det professionelle kursusadministrationssystem sikrer, udover ovennævnte, at afbud registreres og giver plads til en anden kursist.

3. Styrket troværdighed gennem professionel kommunikation

Et kursussystem sikrer, at du kommunikerer rettidigt og troværdigt.

Der er ingen grund til at spilde kundernes tid med at gennemføre en tilmelding, hvis der alligevel ikke er plads på kurset. Vis tydeligt, om der er ledige pladser, få pladser eller udsolgt.

Signalerer du, at der er få pladser tilbage, viser vores erfaring, at pladserne hurtigere bliver fyldt op, da kursisterne ikke tør vente og se tiden an.

Vi anbefaler, at du gør det muligt at tilmelde sig en venteliste på kurserne. Med en venteliste kan du holde øje med, om det samme kursus skal gentages. Forestil dig, hvor lykkelig kunden bliver, når hun får at vide, at der er oprettet et ekstra kursus. Det giver positiv omtale!

I kursus-kvitteringerne kan du allerede informere kursisterne om, hvilke informationer de vil få tilsendt hvornår. For eksempel deltagerliste og program en uge før, og påmindelse dagen før.

Der kan også automatisk sendes deltagerlister til underviserne inden kursusstart.

Et professionelt kursusadministrationssystem kan sættes op, så flere typer informationer sendes ud helt automatisk. Dermed undgås fejl, og det sparer både tid og “plads” i hjernen.

4. Del arbejdet med kollegerne

Ethvert system bliver sårbart, hvis der kun er én person, der administrerer det. Derfor bør I være flere, der kan, og har rettigheder til at, administrere kursussystemet.

Alle moderne online administrationssystemer er tilgængelige fra computere, tablets og mobiltelefoner. Tilgængeligheden betyder, at administratorer altid kan tilgå alle informationer.

Fordi online systemerne arbejder med real-time informationer, er det nemt at dele arbejdet med kollegaer, da enhver tvivl om fx. status på en tilmelding eller et afbud, er synligt i systemet, og ikke gemmer sig i én persons mailboks.

Muligheden for at dele arbejdet er nyttigt i travle perioder, men i særdeleshed også, når der er ferie blandt personalet.

5. Går det godt? Få et real-time overblik

Sådan kan en online statistik se ud.

Sådan kan en online statistik se ud

Uanset om du afholder interne gratis kurser, eller sælger pladser til kursister, er det altid vigtigt at kunne følge udviklingen.

Et kursussystem bør som minimum give dig svar på nedenstående spørgsmål, der er afgørende for din forretning

Hvad er belægningsprocenten på kurserne?
Er der for mange tomme stole på kurserne?
Er der basis for flere kurser?
Er der for mange kursister, der kommer på venteliste?
Hvad er omsætningen på kursusforretningen?
Hvad er omsætningen per kursustype?
Hvordan bedømmer/rater kursisterne kursusindholdet, underviserne og kursuslokalet?

Svarene giver dig input til, om kursusmaterialet skal fornyes, om underviseren skal have ros eller ris, og om du skal finde et nyt sted, hvor forplejningen lever bedre op til kursisternes forventning.

Sidst, men ikke mindst, giver det mulighed for at planlægge fremtidens aktiviteter med på baggrund af fortidens tendenser og efterspørgsel.

Afrunding
Jeg håber mine 5 tips får dig til at vurdere om fordelene ved et online kursussystem vejer tungt nok til, at du og din virksomhed skal i gang med at administrere jeres kurser med et online kursussystem.

Denne artikel er skrevet af Peter Arndal Lauritzen, Projektleder hos DoCAS Systems.

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive offentliggjort. Krævede felter er markeret med *

Disse HTML koder og attributter er tilladte: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>