Skoler får hjælp af kommunen til håndtering af tilmeldinger og betalinger

Haderslev kommune logoHaderslev Kommune kom til os med en udfordring.

Kommunen ønskede at hjælpe skolerne med håndtering af tilmeldinger og betalinger til aktiviteterne, der ofte blev håndteret af klasselærere og skolesekretærer. Kommunen har 12 folkeskoler, der afholder forskellige aktiviteter og klasseture, hvor forældrene betaler for nogle af aktiviteterne.

Arbejdsgruppen i Haderslev Kommune ønskede også at sikre en nem og ensartet tilmeldingsmetode på kommunens skoler, der ville komme kommune, skoler og forældre til gode.

Da der var tale om flere hundrede tilmeldinger, og beløb i millionklassen, årligt, ville det være en stor hjælp, hvis kommunen kunne hjælpe skolerne med at håndtere opgaverne.

Sammen med Haderslev Kommune fik vi udviklet et værktøj, og en løsning, der har gjort hverdagen lettere for skolens medarbejdere og forældre på kommunens skoler.

Haderslev Kommune har opnået betydelig tidsbesparelse på håndtering af kontantbetalinger, bankoverførsler og ikke mindst på registrering af tilmeldinger, fordi DoCAS nu håndterer dette. Derudover er en risikoen for svig reduceret, da indbetalingerne fra DoCAS går ind på en central bankkonto, hvorfra det bliver udkonteret til skolerne igennem økonomisystemet.

Forældrene har taget rigtig godt imod DoCAS, som de åbner direkte fra en besked skrevet på skoleintra af skolesekretærerne eller lærerne. Rune Jørgensen fra Økonomi og Udbud i Haderslev Kommune.

Resultaterne

Se hvilke resultater interessenterne i projektet har opnået med den nye løsning, som Haderslev Kommune tog i anvendelse medio 2016.

Kommune

  • Giver ”en hjælpende hånd” til håndtering af tilmeldinger og betalinger (god økonomi + goodwill).
  • Supporterer skolerne på én løsning, der bruges af alle skoler. (optimering af arbejdsgange)
  • Indsamler ønsker og viden fra administratorer på skolerne. (fremtidssikring af løsning + inddragelse af skoler i udvikling).

Skoler

  • Slipper for håndtering af penge i klasser og på lærerværelse.
  • Opretter selv aktiviteter i brugervenligt værktøj.
  • Kan følge med i tilmeldinger og trække diverse rapporter online.
  • Kan få support hos kommunen og leverandøren.
  • Får én samlet afregning fra kommunen.

Forældre

  • Nem tilmelding og betaling via web formular (slut med papirer, sedler og mønter i skoletasken).
  • Får kvittering tilsendt efter tilmelding (bevis på at tilmelding er sket).

Haderslev Kommune bruger også DoCAS til at håndtere tilmeldinger og betalinger i 3 af kommunens interne afdelinger.

Vil du finde ud af, om du også kan få glæde af en forbedret håndtering af tilmeldinger og betalinger i din kommune eller på din skole?

Kontakt Peter Arndal Lauritzen på 89 93 67 35 eller pal@docas.dk

Syddjurs Kommune har fået overblikket tilbage

JonBadstue
 – Vi oplever en markant professionalisering af tilmeldingsdelen til arrangementer i kommunen.

Jon Badstue Pedersen, Afdelingsleder for Digitalisering, Syddjurs Kommune

Fra Excel til online i 2013
Syddjurs Kommune havde i årevis håndteret og administreret kommunens arrangementer og tilmeldinger gennem en fælles e-mailadresse og i Excel ark. Det gav for meget bøvl.

I december 2013 nedsatte Syddjurs Kommune derfor en arbejdsgruppe, der skulle finde en brugbar og fremtidsssikret løsning til håndtering af alle faser af kommunens kursusadministration.

Arbejdsgruppen valgte DoCAS, fordi kommunens administrative medarbejdere, der deltog på præsentationsmødet, straks oplevede, at de ville få nemmere ved at oprette og publicere kommunens arrangementer med DoCAS, der med sit intuitive brugerinterface var nemt at komme i gang med.

Bedre overblik og en nemmere hverdag
Kommunens  20 administratorer, som dækker alle kommunens afdelinger, har fået større overblik over  kommunens aktiviteter og bedre mulighed for at måle, og reagere, på diverse informationer fra de indbyggede statistik-værktøjer. Fordi alle administratorer arbejder i samme værktøj, er det nemt at få hjælp fra hinanden i forbindelse med ferier og sygdom.

Administratorerne oplever en hurtig support per e-mail og telefon, og en hurtig tilbagemelding på nye ønsker til værktøjet.

Syddjurs Kommune bruger DoCAS til at håndtere kommunens seminarer, workshops, konferencer og interne arrangementer, der bliver publiceret på kommunenes intranet og hjemmeside.

I 2015 håndterede administratorerne i Syddjurs Kommune 1.200 tilmeldinger ved hjælp af DoCAS.

 

Er du den bedste i klassen? Få kursisternes dom med DoCAS Rating

Ratingsiden i DoCAS

Samlet overblik over stjerner og kommentarer i DoCAS Rating

– Det kører som det skal. Vi har styr på det! Vi er de bedste i branchen…..

Selvtillid er godt. MEN sandheden er endnu bedre. Med DoCAS Rating har du mulighed for at underbygge din selvtillid med helt konkrete tilbagemeldinger fra dine kursister.

Med sandheden som fundament står du godt rustet til at optimere din kursusforretning. Ganske enkelt fordi det giver mere værdi at arbejde med facts frem for fornemmelser og overdreven selvtillid.

Med DoCAS Rating får du svar på, hvad kursisterne synes om:

  • Indholdet på dine kurser
  • Underviserens præstation og
  • Kvaliteten af kursuslokalet og forplejningen

Svarene kan du bruge til at vurdere om indholdet på de forskellige aktiviteter er af høj kvalitet, og om underviseren lever op til kursisternes, og virksomhedens, forventning. Og hvad med kursuslokalet og forplejningen. Var maden bare OK, eller var det helt i top? Brug svarene til at forbedre din forretning.

Rating kører helt automatisk

Det er hurtig at give stjernerMindre end 1 time efter kurset er afsluttet, sender DoCAS en e-mail til alle deltagere med en opfordring til at give stjerner. Det tager kun et øjeblik for kursisten at afgive sine svar, og eventuelt skrive en kommentar, og hun kan naturligvis bruge både PC og mobiltelefon, da siderne præsenterer sig flot i begge formater. Alle besvarelser er anonyme.

Kursisternes svar gemmes med det samme og administratorerne kan således straks se resultatet i DoCAS og sammenligne resultatet med tidligere kurser.

DoCAS Rating sparer dig for at tage kopier af spørgeskemaer, der skal deles ud, indsamles og bagefter indtastes manuelt; måske i et regneark, hvor det kan være svært at bevare overblikket.

Overblik til at forbedre din forretning

På alle lister i DoCAS, kan der sorteres på rating karaktererne, så du som administrator, nemt kan se, hvilket kursus, hvilken underviser, og hvilket sted, der har den bedste score.

På den enkelte underviser kan du se, hvor mange stjerner han har fået af kursisterne

På den enkelte underviser kan du se, hvor mange stjerner han har fået af kursisterne

Hver enkelt kursus bliver bedømt, og er der afgivet kommentarer, kan du læse disse, og videresende ris og ros til relevante personer, samt handle på de tilbagemeldinger, som kursisterne har givet.

Det store forkromede overblik får man under menupunktet Rating, hvor der blandt andet vises top-5 lister, samlet score og nem adgang til de aktiviteter, hvor der er afgivet stjerner og kommentarer.

DoCAS Rating kan aktiveres med et enkelt flueben i DoCAS Plus, Maxi og Enterprise.

Du kan prøve DoCAS’ forskellige abonnementer gratis i 30 dage. Opret en konto på www.docas.dk med det samme og få glæde af vores online kursusadministration.

Denne artikel er skrevet af Peter Arndal Lauritzen, Projektleder hos DoCAS Systems.

5 tips til tilfredse kursister

Forvent stor brugervenlighed og tilgængelighed fra moderne kursusadministrationssystemer

En velfungerende kursusadministration er første skridt på vejen til tilfredse kursister.

Et kursussystem, hjælper dig med at holde styr på kurser, undervisere, deltagere og tilmeldinger, giver nye og loyale kursister et godt første indtryk af din virksomhed. Der er nemlig styr på det…. Samtidig giver det rigtige administrationssystem dig en ny frihed i hverdagen til andre relevante opgaver i virksomheden.

Her får du mine 5 gode grunde til at bruge et kursusadministrationssystem til at få mere tilfredse kursister og en strømlinet kursusadministration i din virksomhed.

Continue Reading…